Avec le tourbillon de festivités qui se déroulent en novembre et décembre en raison de la période des Fêtes, les vols opportunistes ont tendance à être plus fréquents, tant dans les magasins de détail que dans les immeubles à bureaux
Nombre de ces crimes sont commis par des voleurs expérimentés et confiants qui peuvent se faire passer pour des employés de service et prétendre qu'ils ont une bonne raison de se trouver dans votre bureau. Ils connaissent les horaires de travail et savent que les heures où il y a le moins d'employés sont juste avant et juste après les heures de travail habituelles. Néanmoins, ces crimes peuvent bien souvent être évités.
Voici quelques conseils pour prévenir le vol opportuniste dans votre immeuble à bureaux, surtout pendant la haute saison des Fêtes.
1. Configurez l'identification de l'appelant à partir de votre téléphone de réception
Assurez-vous que l'identification de l'appelant pour le téléphone de réception principal comprend le nom de l'entreprise, le numéro d'étage et l'adresse complète de l'immeuble. Il s'agit très probablement du téléphone qu'une personne utiliserait pour appeler le 9-1-1 ou la sécurité de l'immeuble. Dans le cas où l'employé de la réception place un appel d'urgence et doit laisser le téléphone décroché parce qu'il ou elle ne peut pas parler pour des raisons de sécurité, l'identification de l'appelant indiquera précisément qui a appelé et où les services d'urgence ou de sécurité doivent se rendre
2. Établir un mot de code pour la sécurité du bureau
Les locataires qui sont particulièrement à risque devraient établir un mot de code ou une expression qui, lorsqu'on l'adresse à la sécurité, signifie : "Nous avons besoin d'aide ici maintenant !". Ce code devrait sembler inoffensif et se fondre parfaitement dans une conversation. Par exemple, un discret "J'ai un colis pour Simon Smith" ne devrait pas soulever de soupçons, tout en signalant que de l'aide est requise.
3. Sachez vous comporter en toute sécurité si un étranger s'introduit dans le bureau
Les employés devraient recevoir une formation sur la façon d'interagir en toute sécurité avec des étrangers qui ne portent pas de badge de visiteur. Si un employé rencontre une personne suspecte, il ne devrait pas la confronter, surtout s'il est seul. Les employés devraient recevoir un mot de passe ou une expression comme "Simon Smith a téléphoné et a dit qu'il serait en retard pour son quart de travail", qui indique au collègue de travail "je vais surveiller ce type - s'il te plaît, appelle la sécurité et appelle notre patron".
L'employé doit alors surveiller l'étranger à distance sécuritaire jusqu'à l'arrivée de son patron. Lorsque les employés reçoivent une formation sur cette procédure, on devrait leur dire de continuer à surveiller l'étranger près d'un endroit sûr où ils peuvent se retirer si le suspect se rend compte qu'il a été découvert. Dans ce cas, un lieu sécuritaire signifie une pièce sans fenêtres et une porte robuste sans fenêtres, qui peut être verrouillée de l'intérieur.
4. Utiliser les horaires d'activité des locataires
La prévention du crime par l'aménagement du milieu (PCAM) recommande que les bureaux ne soient déverrouillés que lorsqu'un nombre important d'agents ou d'employés sont en place pour surveiller et protéger l'ensemble du secteur.
Lorsque la population du bureau commence à diminuer à la fin de la journée, la zone doit être fermée à clé et remise sous contrôle d'accès. Les étages des locataires et les ascenseurs desservant ces étages devraient demeurer sous contrôle d'accès jusqu'au début de la journée de travail suivante, jusqu'à ce qu'il ait du personnel dans l'aire de réception et/ou qu'un certain nombre de témoins soient présents pour interpeller, dissuader ou signaler des intrus ou des criminels.
Ce principe s'applique aux ascenseurs, aux portes de bureau et aux cages d'escalier, et il est recommandé de ne pas utiliser un horaire de verrouillage fixe, d'autant plus que la technologie moderne de contrôle d'accès permet des horaires personnalisés. De plus, il est possible de mettre en place un calendrier de contrôle d'accès plus restrictif spécifiquement pour la période de novembre à décembre.
5. Sécurité des bureaux pendant le temps des Fêtes
Chaque année, nous recevons des rapports sur des vols d'articles appartenant à des employés qui se sont produits lors d'une célébration des Fêtes au bureau. Une contre-mesure utile pourrait être l'embauche d'un agent de sécurité temporaire pour couvrir la réception. Il est recommandé de lui permettre de se familiariser avec les lieux quelques heures plus tôt pour lui apprendre à utiliser le système téléphonique, l'ordinateur de contrôle d'accès et tout ce qui pourrait être pertinent.
En second lieu, laissez une liste d'invités à la réception ainsi que le le nom et le numéro de téléphone cellulaire d'un gestionnaire qui peut approuver l'accès des personnes qui ne figurent pas sur la liste d'invités de l'entreprise.
Enfin, avant toute fête au bureau, les employés devraient être avisés de ranger et de verrouiller tout objet personnel qui pourrait être considéré comme précieux ou attrayant pour les voleurs.
L'amélioration des mesures de sécurité au bureau comme celles-ci peut faire une grande différence pendant la période des Fêtes. En prenant ces précautions, vous pouvez contribuer à prévenir ou, à tout le moins, à réduire le risque de vol dans votre immeuble commercial.
